Также этот метод известен как Квадранты Кови. Метод назван так, потому что для определения приоритетов в работе его использовал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, а позднее в своей книге его подробно описал Стивен Кови.
В основе этого метода лежит разделение всех дел и задач на срочные и важные, а распределяются они по четырем квадрантам, как показано на рисунке ниже.
Классики тайм-менеджмента часто рекомендуют этот метод для ежедневной работы, так как он очень наглядно и эффективно позволяет определить приоритетность тех задач, которые нужно выполнить в первую очередь.
Однако, на мой взгляд, он больше подходит для тех работников и сотрудников, которые выполняют порученные дела и не могут отказаться от каких либо задач или делегировать их кому-то. Также, он подойдет как очень простой инструмент, в самом начале большого пути планирования и управления собственным временем.
Дела с приоритетом 1, для вас важные и уже срочные, это то, с чего нужно начинать ежедневную работу, это те дела, не выполнить которые нельзя, их нужно выполнять немедленно. Все горящие задачи по вашим целям и проектам попадают в эту категорию.
Дела с приоритетом 2, для вас важные, но ещё не срочные, по которым срок исполнения не истекает сегодня или в ближайшие пару дней. Они принесут вам большую пользу, доход или прибыль, ценность таких дел очень высока, и они выполняются сразу после важных и срочных, именно они приближают вас к целям.
Дела с приоритетом 3, срочные, но для вас вообще не важны, и если бы их можно было не делать, вы бы их не делали. Как правило, к таким делам относятся те, что были навязаны, поручены или свалились на вас случайно. Их лучше всего делегировать другим. Если делегировать не получается, а таких дел очень много, нужно найти их источник и устранить его. Возможно, это неумение отказать или работа, которая предполагает большую загрузку, чем вы можете сделать. Если вы дорожите своим временем и хотите от жизни получить большего, вам придется найти и устранить источники срочных, но для вас не важных дел.
Дела с приоритетом 4, не важные и не срочные, из категории «было бы не плохо это сделать», эти дела отнимают время и ни какой пользы не приносят вообще, кидайте их не задумываясь в корзину, как только они появляются рядом с вами. Дела этой категории еще классифицируются как «пожиратели» времени в прямом смысле. Если вы всё-таки внесёте их в свой список, то на них у вас всё равно не найдется времени, вы будете откладывать их до тех пор, пока не утратится их актуальность.
Для того чтобы ваши дела шли с высокой степенью эффективности, необходимо совсем исключать или сводить к минимуму дела с приоритетом 1 (важные и срочные) и сосредоточиться на планомерной работе над делами с приоритетом 2 (важные и не срочные), перепоручать дела с приоритетом 3 и очистить дела с приоритетом 4.
Таким образом, основной и большой список дел у вас сконцентрируется в правом верхнем квадранте.Такой подход для вас будет более продуктивным, хотя он и отличается от классического, разработанного Эйзенхауэром. Выбор за вами, однако помните всегда – если будете тушить чужие “пожары”, вы будете “пожарником”, а не счастливым обладателем своих целей и смыслов.
Подробнее о создании системы высокой продуктивности, вы можете прочитать в моей книге – “ЖИЗНЬ в стиле SMART: ВРЕМЯ”.